Thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì ?

Khi bắt đầu một doanh nghiệp mới, việc chuẩn bị hồ sơ cần thiết trước khi mở công ty là rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Để doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững, việc này không thể thiếu. Luật Hồng Phúc sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những hồ sơ cần chuẩn bị trước khi mở công ty mới nhất.

Chuẩn bị về tư cách pháp lý của người sáng lập doanh nghiệp

Những người muốn thành lập doanh nghiệp cần đảm bảo họ có đủ năng lực hành vi dân sự và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Họ không thuộc vào các trường hợp bị cấm theo Luật doanh nghiệp 2020 như:

1. Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang sử dụng tài sản nhà nước để lập doanh nghiệp kinh doanh riêng cho mình;
2. Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;
3. Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;
4. Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 của Luật Doanh nghiệp 2020, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;…
5. Những người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang tạm giam, hoặc đang chấp hành án tù, biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.
6. Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh;
7. Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.

Đối với những người đủ điều kiện để thành lập doanh nghiệp, họ cần chuẩn bị bản sao chứng thực/công chứng giấy tờ pháp lý cá nhân.

Chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp ?

Trước khi thành lập công ty, người muốn thành lập công ty cần chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Điều lệ công ty
• Bản sao các giấy tờ sau đây:
  1. Giấy tờ pháp lý của cá nhân đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
  2. Giấy tờ pháp lý của cá nhân chủ sở hữu công ty (nếu là cá nhân);
  3. Giấy tờ pháp lý của tổ chức chủ sở hữu công ty (trừ trường hợp chủ sở hữu là Nhà nước);
  4. Giấy tờ pháp lý của cá nhân đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền
  5. Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài, bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;..
  6. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với công ty cổ phần) và danh sách thành viên (đối với công ty hai thành viên trở lên, công ty hợp danh).
• Văn bản uỷ quyền cho cá nhân đi nộp và nhận kết quả thành lập doanh nghiệp.

Ngoài các tài liệu đã nêu, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm thông tin về loại hình doanh nghiệp sẽ thành lập, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở. Đối với tên doanh nghiệp, phải tuân thủ các điều kiện theo quy định tại Điều 37, 38, 39 Luật doanh nghiệp 2020. Đối với địa chỉ doanh nghiệp, đó phải là địa chỉ mà doanh nghiệp được phép sử dụng. Trong trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm, cần có hợp đồng thuê nhà hoặc văn phòng. Nếu địa điểm thuộc sở hữu của doanh nghiệp, cần có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo tên của doanh nghiệp.

Chuẩn bị hồ sơ về các tài liệu đi kèm cho ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Có nhiều ngành nghề kinh doanh thuộc danh mục có điều kiện. Hồ sơ nộp để cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể không yêu cầu các tài liệu đi kèm cho ngành nghề kinh doanh có điều kiện, nhưng doanh nghiệp cần phải chuẩn bị. Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu có giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề. Ví dụ, doanh nghiệp muốn đăng ký ngành sản xuất thực phẩm cần có Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm; đăng ký sản xuất mỹ phẩm cần có Công bố lưu hành sản phẩm,…Đối với các giấy phép con, thường sau khi doanh nghiệp được thành lập mới có thể bổ sung chúng, nhưng việc chuẩn bị này không thể bỏ qua khi chuẩn bị thành lập doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với các ngành kinh doanh yêu cầu chứng chỉ, người sáng lập và người làm việc trong doanh nghiệp cần phải có chứng chỉ đó trước khi thành lập doanh nghiệp. Ví dụ, chứng chỉ hành nghề xây dựng, spa, kế toán,…

Doanh nghiệp chuẩn bị sau khi thành lập công ty

Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp cần mua chữ ký số, hóa đơn điện tử và kê khai thuế môn bài cũng như tờ khai thuế tại Chi cục thuế. Nhiều doanh nghiệp thường không chú ý đến thủ tục khai thuế môn bài, dẫn đến việc bị xử phạt do không nộp thuế môn bài. Hiện nay, doanh nghiệp có thể kê khai thuế môn bài trực tuyến qua trang web thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản chữ ký số của mình.

Khi công ty mới được thành lập, có nhiều bước quan trọng cần thực hiện để đảm bảo hoạt động của công ty được pháp luật công nhận và vận hành suôn sẻ. Dưới đây là các công việc cần làm sau khi thành lập công ty:

1. Khắc con dấu doanh nghiệp

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện việc khắc con dấu. Con dấu này sẽ được sử dụng trong các giao dịch, hợp đồng, và văn bản của công ty. Thông tin con dấu bao gồm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

2. Đăng ký mẫu dấu và công bố mẫu dấu

Công ty cần thực hiện việc thông báo sử dụng mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thông báo này sẽ được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Mở tài khoản ngân hàng cho công ty

Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính. Khi mở tài khoản, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có chứng thực)
• Con dấu của doanh nghiệp
• Giấy tờ cá nhân của người đại diện theo pháp luật

4. Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số là một công cụ quan trọng để kê khai thuế và thực hiện các giao dịch điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số với các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép.

5. Thực hiện thủ tục về thuế

• Kê khai thuế môn bài: Doanh nghiệp cần nộp tờ khai thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Đăng ký phương pháp kê khai thuế: Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp kê khai thuế phù hợp (kê khai trực tiếp hoặc kê khai điện tử).
• Mua và phát hành hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và thực hiện các thủ tục mua và phát hành hóa đơn.

6. Treo biển tại trụ sở công ty

Biển hiệu của công ty cần được treo tại trụ sở chính, chứa đựng các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, mã số doanh nghiệp, và số điện thoại liên hệ.

7. Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên

Nếu công ty có thuê lao động, cần đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Điều này đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ quy định của pháp luật.

8. Thiết lập các quy chế và quy định nội bộ

Doanh nghiệp cần xây dựng các quy chế, quy định nội bộ liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành, và các vấn đề về lao động, tài chính.

9. Lập sổ sách kế toán và lưu trữ chứng từ

Doanh nghiệp phải lập và lưu trữ các sổ sách kế toán, chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và chuẩn bị cho các kỳ kiểm toán.

10. Thực hiện các hoạt động quảng bá và phát triển kinh doanh

Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý và hành chính, doanh nghiệp cần tập trung vào việc phát triển kinh doanh, xây dựng chiến lược marketing, quảng bá sản phẩm và dịch vụ, cũng như tìm kiếm khách hàng.

Tóm lại những điều quý khách cần khi thành lập công ty

Trên đây là những hồ sơ cần chuẩn bị trước khi mở công ty mới nhất và những bước cơ bản cần thực hiện sau khi thành lập công ty mà chúng tôi muốn chia sẻ để giúp giải đáp thắc mắc của quý khách hàng. Luật Hồng Phúc là đơn vị chuyên nghiệp, hỗ trợ quý khách hàng với thủ tục liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp với chi phí hợp lý và thời gian nhanh nhất. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay để được giải đáp, tư vấn rõ hơn.

• Thành lập công ty TNHH cần bao nhiêu vốn ?
• Muốn mở công ty cần học ngành gì ?
• Mở công ty cần bao nhiêu tiền ?
• Thành lập công ty TNHH 1 thành viên cần những gì ?
• Những điều cần biết khi thành lập doanh nghiệp