Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH

Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật do yêu cầu về cơ cấu tổ chức hoặc lý do nhân sự. Quá trình thay đổi này đòi hỏi các thủ tục và hồ sơ khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với Công ty TNHH, do Luật Hồng Phúc cung cấp.

Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH

Theo Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân thực hiện quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong các giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp trước Trọng tài, Tòa án và trong các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

Công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định số lượng, chức danh quản lý, quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện. Nếu không được quy định rõ, mỗi người đại diện đều có đủ thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm liên đới về thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo pháp luật dân sự và các quy định liên quan.

Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) có thể chỉ định một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều này cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh. Số lượng, chức danh quản lý và quyền hạn của từng người đại diện phải được quy định rõ ràng trong điều lệ công ty. Nếu công ty chỉ định nhiều hơn một người đại diện, điều lệ công ty cần xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện để tránh sự nhầm lẫn và xung đột trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật mà điều lệ công ty không quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của từng người, tất cả các người đại diện này sẽ có quyền đại diện đủ thẩm quyền cho doanh nghiệp trước bên thứ ba. Điều này có nghĩa là mỗi người đại diện đều có quyền và trách nhiệm đối với các giao dịch và hoạt động của công ty trước bên thứ ba. Trong trường hợp này, tất cả các người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với bất kỳ thiệt hại nào gây ra cho doanh nghiệp do hành vi của họ. Điều này được quy định rõ ràng trong pháp luật dân sự và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Quy định pháp lý về người đại diện theo pháp luật

Luật Doanh nghiệp 2020 và các nghị định liên quan đã đưa ra các quy định rõ ràng về người đại diện theo pháp luật của công ty. Theo quy định này, người đại diện theo pháp luật phải là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị cấm đảm nhiệm chức vụ, hành nghề hoặc làm công việc nhất định theo quy định của pháp luật.

Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH có thể là chủ sở hữu, thành viên hợp danh hoặc một cá nhân được thuê để thực hiện vai trò này. Điều này cho phép doanh nghiệp có sự linh hoạt trong việc lựa chọn người đại diện phù hợp với nhu cầu và chiến lược phát triển của mình.

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Người đại diện cũng đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều lệ công ty cần quy định rõ ràng về số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, điều lệ cần phân chia rõ ràng quyền và nghĩa vụ của từng người để tránh xung đột và nhầm lẫn trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH

Quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ và tài liệu cần thiết. Dưới đây là danh sách các hồ sơ cần thiết khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật:

   • Thông báo này phải được lập theo mẫu Phụ lục II-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Thông báo cần nêu rõ thông tin về người đại diện theo pháp luật mới và người đại diện theo pháp luật cũ.
   • Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty TNHH một thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên sẽ ký thông báo. Trong trường hợp các cá nhân này không thể ký, người được ủy quyền hoặc người được bầu tạm thời sẽ ký.

2. Bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện mới:

   • Các giấy tờ chứng thực cá nhân bao gồm căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân khác có giá trị tương đương.

3. Quyết định và biên bản họp hợp lệ:

   • Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
   • Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ không thể ký thông báo do bị mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ bao gồm các giấy tờ thay thế phù hợp.

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH

Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện công ty qua mạng

Việc nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể thực hiện qua mạng thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là quy trình tiện lợi và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Các bước thực hiện như sau:

1. Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:

   • Người đại diện theo pháp luật cũ hoặc người được ủy quyền sẽ đăng nhập vào trang web của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Điền thông tin người đại diện và đính kèm tài liệu:

   • Người đại diện sẽ điền đầy đủ các thông tin cần thiết và đính kèm các tài liệu đã chuẩn bị. Các tài liệu cần được đính kèm bao gồm Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, bản sao chứng thực cá nhân của người đại diện mới và các quyết định, biên bản họp hợp lệ.

3. Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện và chờ xét duyệt:

   • Sau khi nộp hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo qua mạng điện tử về việc cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo chi tiết các yêu cầu này.

4. Nhận kết quả hồ sơ thay đổi người đại diện:

   • Người nộp hồ sơ có thể nhận kết quả trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc qua đường bưu điện.

Một số lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần thực hiện một số công việc bổ sung để đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những công việc cần làm:

1. Thay đổi người ký trong chữ ký số:

   • Chữ ký số là công cụ quan trọng để thực hiện các giao dịch điện tử. Sau khi thay đổi người đại diện, công ty cần cập nhật thông tin người ký trong chữ ký số để tránh gián đoạn trong quá trình giao dịch.

2. Thông báo với đối tác, cơ quan bảo hiểm và các cơ quan liên quan khác:

   • Việc thay đổi người đại diện cần được thông báo kịp thời đến các đối tác kinh doanh, cơ quan bảo hiểm và các cơ quan liên quan để đảm bảo sự thông suốt trong các giao dịch và quan hệ hợp tác.

3. Thay đổi thông tin trên các giấy phép sau thành lập:

   • Nếu công ty có các giấy phép sau thành lập như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải,… công ty cần thực hiện thủ tục thay đổi các giấy phép này vì trên giấy phép có thông tin về người đại diện theo pháp luật cũ.

4. Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân:

   • Nếu việc thay đổi người đại diện đi kèm với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới, công ty cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân và nộp thuế thu nhập cá nhân nếu có phát sinh.

5. Cập nhật thông tin trong hệ thống nội bộ:

   • Công ty cần cập nhật thông tin về người đại diện mới trong hệ thống quản lý nội bộ, bao gồm hồ sơ nhân sự, hệ thống quản lý tài liệu, và các hệ thống quản lý khác.

Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH trong thực tế

Quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là quy trình chi tiết giúp doanh nghiệp thực hiện việc này một cách hiệu quả:

1. Xác định lý do thay đổi người đại diện theo pháp luật:

   • Doanh nghiệp cần xác định rõ lý do thay đổi người đại diện. Điều này có thể bao gồm các lý do như thay đổi cơ cấu tổ chức, bổ nhiệm người mới do yêu cầu kinh doanh, hoặc do người đại diện cũ không còn đủ điều kiện đảm nhiệm vai trò này.

2. Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết:

   • Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ và tài liệu theo quy định của pháp luật. Hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi người đại diện, bản sao chứng thực cá nhân của người đại diện mới, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty.

3. Tiến hành họp Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty:

   • Nếu công ty TNHH có nhiều thành viên, cần tiến hành họp Hội đồng thành viên để thông qua quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật. Biên bản họp cần được lập đầy đủ và hợp lệ.

4. Nộp hồ sơ thay đổi qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:

   • Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quá trình này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

5. Chờ xét duyệt và nhận kết quả cho hồ sơ thay đổi:

   • Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp thuận và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới. Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo chi tiết các yêu cầu này.

6. Thực hiện các thủ tục bổ sung sau khi thay đổi người đại diện:

   • Sau khi thay đổi người đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục bổ sung như cập nhật chữ ký số, thông báo với đối tác và cơ quan liên quan, thay đổi thông tin trên các giấy phép sau thành lập, và kê khai thuế thu nhập cá nhân nếu có.

Một số lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật cần được thực hiện cẩn thận và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

1. Kiểm tra kỹ hồ sơ và tài liệu trước khi nộp:

   • Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hồ sơ và tài liệu trước khi nộp để đảm bảo đầy đủ và chính xác. Hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu sót có thể dẫn đến việc bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, gây mất thời gian và chi phí.

2. Tuân thủ đúng quy trình và thời hạn nộp hồ sơ:

   • Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình và thời hạn nộp hồ sơ theo quy định của pháp luật. Việc nộp hồ sơ muộn hoặc không đúng quy trình có thể dẫn đến việc bị phạt hoặc từ chối.

3. Thông báo kịp thời cho các bên liên quan:

   • Doanh nghiệp cần thông báo kịp thời cho các đối tác, khách hàng, cơ quan bảo hiểm và các cơ quan liên quan về việc thay đổi người đại diện. Điều này giúp đảm bảo sự thông suốt trong các giao dịch và quan hệ hợp tác.

4. Cập nhật thông tin trong hệ thống nội bộ và giấy tờ công ty:

   • Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin về người đại diện mới trong hệ thống quản lý nội bộ và các giấy tờ công ty. Điều này bao gồm cập nhật hồ sơ nhân sự, hệ thống quản lý tài liệu và các hệ thống quản lý khác.

Tư vấn và hỗ trợ từ Luật Hồng Phúc

Luật Hồng Phúc là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật với chi phí hợp lý và thời gian nhanh nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng sự hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc cần hỗ trợ trong quá trình thực hiện, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi bước đi của doanh nghiệp.

• Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 2 thành viên
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải thông báo với cơ quan thuế không ?
• Mẫu quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH 1 thành viên
• Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH
• Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
• Thủ tục thay đổi người đại diện theo phát luật với cơ quan thuế
• Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần