Tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Hiện nay, nhu cầu phát triển hoạt động giao thương, mở rộng thị trường ngày càng lớn, kéo theo đó đã làm tăng việc thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện của các công ty, thương nhân. Trong đó, việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài của các doanh nghiệp trong nước cũng đang được rất được quan tâm và băn khoăn. Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào về thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài? Bài viết sau đây, công ty Luật Hồng Phúc sẽ phân tích và làm rõ cho quý khách hàng về vấn đề này.

Căn cứ pháp lý:

• Luật doanh nghiệp năm 2020;
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Văn phòng đại diện là gì ?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có thể hiểu văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo khoản 4 Điều 31 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, có thể thấy rằng pháp luật đã quy định cụ thể cho các doanh nghiệp, công ty Việt Nam được phép mở văn phòng đại diện ở nước ngoài. Tuy nhiên, kèm theo đó với điều kiện việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đó phải được thực hiện theo quy định của pháp luật nước sở tại nơi doanh nghiệp tiến hành mở văn phòng đại diện và pháp luật Việt Nam.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Hồ sơ thông báo thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và hướng dẫn tại Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Phụ lục II-8, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương;
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền nộp hồ sơ, trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty không phải là người trực tiếp nộp hồ sơ.

Trình tự, thủ tục thông báo thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Ngoài việc phải tuân thủ quy định của pháp luật nước sở tại liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì doanh nghiệp Việt Nam tiến hành việc mở văn phòng đại diện tại nước ngoài còn phải tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến việc thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Do vậy, khi mở văn phòng đại diện ở nước ngoài cần thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đầy đủ và đúng quy định;
• Bước 2: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Hoặc doanh nghiệp có thể nộp qua trang Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đã hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

Lưu ý:

• Trường hợp nộp hồ sơ online, khi kiểm tra hồ sơ online đã đủ điều kiện thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ bản cứng.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

• Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;

Trên đây là những tư vấn mà các doanh nghiệp cần biết khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài. Nếu còn những thắc mắc về thủ tục này hay bất kỳ vấn đề pháp lý gì khác thì đừng quên liên hệ Luật Hồng Phúc để được giải đáp nhé.

• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
• Thành lập chi nhánh ở nước ngoài
• Trưởng Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
• Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
• Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
• Doanh nghiệp tư nhân không được thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài
• Công ty có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước những không được lập ở nước ngoài
• Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam