Thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh, thành phố

Hiện nay, trong hoạt động của các doanh nghiệp, thay đổi trụ sở của công ty là một thủ tục quan trọng quyết định đến các vấn đề khác liên quan tới hoạt động kinh doanh của công ty như cần xử lý hóa đơn điện tử, con dấu, bảo hiểm xã hội,… Vậy thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh được thực hiện như thế nào? Pháp luật doanh nghiệp quy định việc thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh phải thực hiện nhiều thủ tục pháp lý khác. Bài viết sau đây, Luật Hồng phúc sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ những quy định về thủ tục này.

Căn cứ pháp lý:

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;

– Luật Quản lý thuế năm 2019;

– Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế.

1. Thủ tục cần làm trước khi đăng ký thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh?

          Theo quy định tại khoản 1 Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty sang tỉnh khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. Theo đó, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế với cơ quan thuế đang trực tiếp quản lý với hồ sơ bao gồm:

• Biên bản họp, quyết định về việc chuyển trụ sở;
• Các báo cáo thuế theo quy định của pháp luật về thuế;
• Thông báo chốt số lượng hóa đơn tại cơ quan thuế đến thời điểm thay đổi địa chỉ;
• Nếu không muốn sử dụng hóa đơn cũ, doanh nghiệp nộp thông báo hủy hóa đơn thông qua chữ ký số;
• Nếu muốn mang hóa đơn cũ sang tỉnh mới sử dụng tiếp, doanh nghiệp nộp mẫu BK01/AC – Bảng kê hóa đơn chuyển đi hoặc mẫu số BK02/AC – Bảng kê quyết toán hóa đơn;
• Nếu doanh nghiệp có mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại quận cũ và chưa sử dụng trước khi chuyển quận thì phải nộp công văn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN;
• Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế – Mẫu 08/MST kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có chứng thực;

Sau khi nộp hồ sơ, trong thời hạn 10 – 15 ngày cơ quan thuế sẽ thực hiện thủ tục chốt thuế và ban hành thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm đến cơ quan quản lý thuế nơi trụ sở mới của công ty.

2. Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh

Khi chuyển địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

– Bản thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

– Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;

Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

– Ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

3. Trình tự, thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh

Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị thành phần hồ sơ đầy đủ và đúng quy định;

Bước 2: Khi đã có đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi mà công ty đặt trụ sở mới hoặc qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

Bước 3: Khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ  trao Giấy biên nhận cho Doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, sau đó giải quyết hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ của công ty.

Hồ sơ hợp lệ theo khoản 20 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật.

Bước 4: Nhận kết quả. Nếu hồ sơ hợp lệ và xét thấy Doanh nghiệp đã có đủ điều kiện thì Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho Doanh nghiệp theo ngày hẹn trên Giấy biên nhận.

Lưu ý: Trường hợp đăng ký thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Sau khi thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp còn phải:

– Thực hiện thay đổi con dấu công ty theo địa chỉ mới bằng việc doanh nghiệp thực hiện khắc lại con dấu mới. Theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020 thì doanh nghiệp tự quản lý, sử dụng và chịu trách nhiệm đối với con dấu công ty và không phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

– Doanh nghiệp thực hiện thông báo phát hành hóa đơn theo địa chỉ mới của doanh nghiệp.

Trên đây là những tư vấn mà các doanh nghiệp cần biết khi đăng ký thay đổi thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh. Nếu còn những thắc mắc về thủ tục này hay bất kỳ vấn đề pháp lý gì khác thì đừng quên liên hệ Luật Hồng phúc (https://luathongphuc.vn/) để được giải đáp nhé./