Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Những năm gần đây với xu hướng hội nhập toàn cầu hóa và sự phát triển của giao thương, chuyển giao công nghệ Việt Nam đang dần trở thành địa điểm thu hút đầu tư của rất nhiều các tập đoàn đa quốc gia và các doanh nghiệp nước ngoài. Qua đó nhu cầu thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cho các thương nhân nước ngoài cũng phát sinh theo.

Sau đây Luật Hồng Phúc xin giải đáp trình tự, thủ tục pháp lý liên quan đến thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

Cơ sở pháp lý:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Luật Thương mại 2005;
• Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

Quy định chung về tư cách pháp lý của Văn phòng đại diện:

Căn cứ khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”. Đồng thời, theo khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 thì Văn phòng đại diện của thương được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam nhằm mục đích tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Cũng theo Điều 17, 18 của Luật này quy định về quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện như sau:

• Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện; Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam; Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi pháp luật cho phép;
• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện;
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp khác do pháp luật quy định;
• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký. Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính đến ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Trình tự thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện nước ngoài

• Nhà đầu tư chuẩn bị và nộp hồ sơ tại Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp (nếu đặt trụ sở trong khu công nghiệp);
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp có văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc việc thành lập văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành; Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của cơ quan cấp phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Thành phần hồ sơ mở văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại điện;
• Bản sao y Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao y Báo cáo tài chính có kiểm toán; hoặc Văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất; hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao y Hộ chiếu hoặc CMND hoặc CCCD (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao y Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa diểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, bao gồm:
• Bản sao y Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
• Bản sao y tài liệu chứng minh địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện đáp ứng các điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
• Lưu ý:Đối với các tài liệu, thành phần hồ sơ là tiếng nước ngoài: Đề nghị thương nhân dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam; phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thời hạn của giấy phép thành lập văn phòng đại diện:

• Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
• Thời hạn của Giấy phép Văn phòng đại diện có thể gia hạn.