Tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như thế nào ? Khác với chi nhánh hay địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện là một hình thức đơn vị phụ thuộc của công ty. Tuy nhiên, trên thị trường kinh doanh Việt nam hiện nay đã có sự tham gia hoạt động của thương nhân nước ngoài. Theo đó, nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho các thương nhân nước ngoài thì pháp luật hiện hành đã quy định cho các thương nhân nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện. Bài viết sau đây, công ty Luật Hồng Phúc sẽ tư vấn làm rõ những quy định về vấn đề này cho quý khách hàng.

Căn cứ pháp lý:

1. Luật doanh nghiệp năm 2020;
2. Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.
3. Luật đầu tư năm 2020;
4. Luật thương mại năm 2005;
5. Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Khái niệm về văn phòng đại diện và thương nhân nước ngoài

Dựa trên quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có thể hiểu văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Từ Điều 16 Luật Thương mại 2005 đã có quy định cụ thể về thương nhân nước ngoài thì có thể hiểu thương nhân nước ngoài là các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, hay cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh theo quy định này. Thêm vào đó, thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia hay vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hay được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.

Dịch vụ mở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài được thành lập văn phòng đại diện khi nào?

Theo quy định hướng dẫn tại Điều 7 của Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật Thương mại về Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì để thành lập văn phòng đại diện các thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện nhất định sau:

• Thương nhân nước ngoài phải được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động được ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hay đăng ký;
• Nếu Giấy đăng ký kinh doanh hay giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với các cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Lưu ý: Nếu nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với các cam kết của Việt Nam hay thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Ngoài ra, còn một số điều kiện nhất định khác về tên, địa chỉ của văn phòng đại diện phải tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp năm 2020.

Thẩm quyền cấp phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo Điều 5 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP thì thẩm quyền cấp phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài đó là:

•  Sở Công Thương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
• Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thẩm quyền của bộ, cơ quan ngang bộ chịu trách nhiệm trước Chính phủ quản lý việc cấp giấy phép cho thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam thì thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành đó.

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thì thương nhân cần phải đảm bảo những giấy tờ cơ bản sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo biểu mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hay giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử hay bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hay văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất của thương nhân haygiấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hay giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (trường hợp là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hay thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác và sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Trên đây là những tư vấn mà các thương nhân cần biết khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Nếu còn những thắc mắc về thủ tục này hay bất kỳ vấn đề pháp lý gì khác thì đừng quên liên hệ Luật Hồng Phúc để được giải đáp nhé.

• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
• Quy định về văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
• Trưởng Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
• Con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
• Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có tư cách pháp nhân không
• Thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài