Nội dung chính
Khác với chi nhánh hay địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện là một hình thức đơn vị phụ thuộc của một công ty đã được thành lập từ trước. Tuy không có chức năng kinh doanh nhưng phần lớn các doanh nghiệp, trong có có các công ty có vốn đầu tư nước ngoài thường lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để mở rộng thị trường hoạt động của công ty. Vậy việc mở văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài cần tiến hành theo thủ tục như thế nào? Luật Hồng phúc sẽ tư vấn làm rõ những quy định này qua bài viết sau.
Căn cứ pháp lý:
- Luật doanh nghiệp năm 2020;
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.
- Luật đầu tư năm 2020
- Nghị định số 31/2021/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật đầu tư
Khái niệm văn phòng đại diện và công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có thể hiểu văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Tại khoản 17 Điều 3 Luật Đầu tư năm 2020 đã quy định một cách khái quát tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài là tổ chức kinh tế có nhà đầu tư nước ngoài là thành viên hoặc cổ đông. Về cơ bản có thể hiểu, công ty có vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài (hay còn gọi là doanh nghiệp FDI) là những công ty có 100% vốn nước ngoài hoặc là các công ty có cá nhân có quốc tịch nước ngoài, tổ chức thành lập theo pháp luật nước đầu tư (bao gồm góp vốn thành lập hoặc mua vốn góp).
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Theo pháp luật doanh nghiệp hiện hành thì văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài với tư cách là một đơn vị phụ thuộc của công ty có vốn đầu tư nước ngoài thì phải được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam. Theo đó, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài khi đã đáp ứng những điều kiện sau:
- Là thương nhân đã được pháp luật nước nơi thương nhân thành lập hay đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
- Đã hoạt động phải được ít nhất 01 năm kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của thương nhân.
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
Trường hợp mà không đủ điều kiện trên thì chủ thể thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài sẽ không được cấp giấy phép chứng nhận thành lập văn phòng đại diện khi xin cấp phép.
Ngoài ra, còn có các điều kiện khác đối với văn phòng đại diện đó là:
Về tên văn phòng đại diện:
Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài phải bao gồm tên.
Về địa chỉ của văn phòng đại diện:
Công ty có vốn đầu tư nước ngoài có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Về người đứng đầu văn phòng đại diện:
Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài có ký kết hợp đồng lao động với văn phòng đại diện công ty; và chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền hoặc trong những trường hợp thực hiện quá phạm vi ủy quyền.
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và hướng dẫn tại Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, Công ty có vốn đầu tư nước ngoài khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền nộp hồ sơ, trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty không phải là người trực tiếp nộp hồ sơ.
Trình tự, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Để thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp cần thực hiện những trình tự, thủ tục theo các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị những điều kiện như đã tư vấn ở trên, soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đầy đủ và đúng quy định;
- Bước 2: Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Hoặc doanh nghiệp có thể nộp qua trang Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đã hợp lệ thì doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
Lưu ý:
- Trường hợp nộp hồ sơ online, khi kiểm tra hồ sơ online đã đủ điều kiện thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ bản cứng.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
- Việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
- Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;
- Bước 5: Tiến hành nộp hồ sơ thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện với cơ quan quản lý Thuế.
Trên đây là những tư vấn mà các doanh nghiệp cần biết khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài. Nếu còn những thắc mắc về thủ tục này hay bất kỳ vấn đề pháp lý gì khác thì đừng quên liên hệ Luật Hồng Phúc để được giải đáp nhé.
- Văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài
- Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
- nghị định 07/2016/nđ-cp
- Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Doanh nghiệp tư nhân không được thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài
- Trưởng Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
